Guía de estilo y buenas prácticas para el correo electrónico

Cada uno de nosotros, con sus acciones en la red, contribuye a crear su reputación online.

Seguir unas cuantas normas de comunicación evita muchos problemas.

1. El asunto: Seamos claros y descriptivos a la hora de escoger el título del asunto: ayudará al destinatario a valorar lo que se le envía y a encontrar el mensaje si tiene que consultarlo posteriormente.
2. El tratamiento: Escojamos el tratamiento adecuado para dirigirnos a cada destinatario. No hay ninguna razón para, por ejemplo, tutear a quien trataríamos de usted en una carta.
3. El saludo: En español, después del saludo se escriben dos puntos (la coma es un anglicismo). Por ejemplo: "Querido Eduardo:" (en lugar de "Querido Eduardo,").
Después del encabezamiento, lo apropiado es seguir escribiendo en renglón aparte.
4. Seamos breves: La norma no escrita (como tantas) es que un mensaje no debería tener más de tres párrafos. Si la razón del correo requiere extenderse más, deberíamos enviar un documento adjunto.
5. No enviemos jeroglíficos: Evitemos que el otro tenga que descifrar nuestros mensajes. Ser conciso no significa escribir en clave. No abusemos de las siglas, abreviaturas, iconos, etc.
6. Cuidemos la ortografía: Escribir con faltas daña nuestra imagen y la de nuestro entorno, y le dificulta al destinatario la lectura y comprensión del mensaje. Si la redacción no es nuestro fuerte, utilicemos al menos el corrector.
7. Hay que saber mandar: Cuando se da una orden, lo correcto es no utilizar el estilo impersonal y dirigirse directa y exclusivamente a la persona a quien va dirigida. Es descortés utilizar expresiones como "Se debería comunicar a los clientes…" o utilizar el plural en lugar del singular cuando la petición va dirigida a una sola persona.
8. Cuidado con las mayúsculas: En Internet, escribir utilizando las mayúsculas equivale a gritar.
9. Estructuremos el contenido: Si en un solo mensaje tratamos varios temas, debemos enumerarlos para facilitar la lectura y la respuesta del receptor a los diversos puntos.
10. Si enviamos documentos adjuntos, avisemos: ¿Alguna vez le ha pasado desapercibido un documento adjunto? Pues eso. No cuesta nada explicitar que se envía información en uno o varios documentos.
11. Seamos educados: Independientemente de si nos dirigimos a un compañero, a un amigo, a un cliente, a un superior o a un subordinado.
12. No envíe nunca un mensaje "en caliente": Al día siguiente se alegrará de haberlo dejado "dormir".
13. La despedida: La coma después del saludo final es propia del inglés. En español es preferible utilizar el punto.
14. Revisemos los mensajes antes de enviarlos: Todos llevamos una vida ajetreada, pero dedicar unos segundos a revisar lo escrito antes de enviar el mensaje nos ayudará a mejorarlo (seguro), nos puede ahorrar tiempo a posteriori (la redacción de un nuevo mensaje clarificándole cuestiones al destinatario) y el receptor nos lo agradecerá (aunque no diga nada).
15. Los mensajes en copia pueden detonar una bomba: Preguntémonos si está justificado poner una copia a otras personas. La variedad de consecuencias negativas que tiene esta (mala) costumbre debería hacérnoslo pensar tres veces antes de darle a "CC".
16. La firma debe incluir los datos de contacto necesarios: Además del nombre, añadamos los datos necesarios para que el receptor del mensaje pueda identificarnos, ponerse en contacto con nosotros y no tener que buscar un mensaje anterior para encontrar nuestro teléfono.
17. Unifique la imagen corporativa de las firmas: En algunas empresas, cada empleado utiliza una variante distinta del logo, un tipo de fuente, etc., de tal manera que un mismo cliente ve imágenes corporativas diferentes de su empresa.
18. Evitemos utilizar la cuenta de la empresa para cuestiones personales: El título de apartado lo dice todo.
19. Mejor responder brevemente un mensaje que dar la callada por respuesta: En ocasiones, uno tiene la sensación de estar obligado a responder los mensajes ipso facto (cuando, generalmente, no es así). Pero una cosa es tomarse el tiempo necesario o adecuado y otra muy distinta es no responder con el pretexto de que estamos muy ocupados.

Documento original obtenido en: Websites Editors

Recopilado por: José-Luis Prieto